Konzeption und Einführung eines Mitarbeitergesprächsystems

Ausgangslage

 

Eine mittelständische Asset Management Gesellschaft möchte die Qualität der Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen und die aus der Mitarbeiterbeurteilung resultierenden Kompensationsentscheidungen erhöhen. Das in der Organisation seit 10 Jahren etablierte MBO-System wird als unzureichend angesehen, eine differenzierte Mitarbeiterbeurteilung zu gewährleisten. Geschäftsleitung wie auch Arbeitnehmervertretung sehen den Bedarf, einheitliche Standards für den Prozess der Mitarbeiterführung und -beurteilung zu etablieren, da die Gespräche abhängig von der jeweiligen Führungskraft sehr unterschiedlich ablaufen. Die Neuentwicklung und Implementierung eines Mitarbeitergesprächssystems wurde von A47 Consulting in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Arbeitnehmervertretung der Organisation konzipiert und durchgeführt.

 

Vorgehensweise

 

Nach einer Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen des bisherigen MBO-Systems durch A47 Consulting diskutierte die Geschäftsleitung in einem gemeinsamen „Best Practice“-Workshop mögliche Optionen für ein neues Mitarbeitergesprächssystem, traf Rahmenentscheidungen und beschloss einen Projektplan. Diese Entscheidungen und Projektplanung wurden mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt und verabschiedet. Danach übernahm eine Projektgruppe bestehend aus Mitgliedern der Arbeitnehmervertretung, Human Resources, Führungskräften und Mitarbeitern aus unterschiedlichsten Funktionen die Rolle eines Sounding Boards, die ausgearbeitete Vorschläge für die Neugestaltung des Instruments von A47 Consulting auf ihre Praktikabilität hin prüften und weitere Ideen zur Ausgestaltung einbrachten. Das so entstandene Instrumentarium bestehend aus einem Prozesshandbuch, Online-Mitarbeitergesprächsformularen, unterschiedlichen Informationsmaterialien mit konkreten Hinweisen für Führungskräfte und Mitarbeiter zum Prozess und zur Gesprächsführung wurde der Geschäftsleitung und Arbeitnehmervertretung vorgestellt und von diesen verabschiedet.

 

In einem nächsten Schritt wurden Mitarbeiter und Führungskräfte für die Durchführung der Mitarbeitergespräche und -beurteilungen qualifiziert. Die Geschäftsführung vereinbarte sich vor den Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgesprächen in einem von A47 Consutling konzipierten und moderierten jeweils eintägigen Workshop über die wesentlichen Gesprächsinhalte und Vorgehensweisen und bereitete sich in speziell dafür konzipierten Trainingseinheiten auf die Gespräche vor. Danach gestaltete jeder Geschäftsführer zusammen mit A47 Consulting zwei jeweils eintägige Qualifizierungsmaßnahmen vor Beginn der Zielvereinbarungsperiode und am Anfang der Beurteilungsperiode, um sich und seine Führungskräfte auf kommende Ziele, aber auch anstehende Beurteilungsgespräche vorzubereiten.

 

Nach der Implementierungsphase des neuen Mitarbeitergesprächssystems lieferte eine quantitative Erhebung und die Fokusgruppenbefragung von verschiedenen Stakeholdern (wie z.B. der Arbeitnehmervertretung, Mitarbeitern und Führungskräften unterschiedlicher Einheiten, Mitarbeitern von Human Resources und Geschäftsführer) zu Stärken und Verbesserungsfeldern der Anwendung des neuen Systems wichtige Erkenntnisse. Abgeleitet aus den Ergebnissen dieser Evaluation fanden weitere Verbesserungen am Prozess und am System statt.

 

 

Resultate

 

Innerhalb von insgesamt fünf Monaten konnte in enger Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Arbeitnehmervertretung, Human Resources und einer Projektgruppe ein von der Organisation akzeptiertes und als fair betrachtetes neues Mitarbeitergesprächssystem implementiert werden. Die Ergebnisse der Evaluation zeigen, dass der neue Prozess besser als der bisherige MBO-Prozess dazu geeignet ist, eine faire und umfassende Zielvereinbarung und Beurteilung der Mitarbeiter vorzunehmen. Als besonders gelungen erschien allen Beteiligten der Konzeptions- und Implementierungsprozess mit maßgeschneiderten Vorbereitungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten aller Beteiligten.

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