Bereichsentwicklung nach Umstrukturierung: neue Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten verankern

Ausgangslage

 

Nach einer Umstrukturierung mit Veränderung der Geschäftsprozesse eines Energieversorgers entstehen neue Rollen, Verantwortlichkeiten und Nahtstellen zwischen Abteilungen. In den ersten Monaten nach der Etablierung der neuen Abteilungen und Rollen wurde ersichtlich, dass es einen unzureichenden Kommunikations- und Informationsfluss zwischen den Abteilungen, aber auch viele Reibungsverluste und ungeklärte Prozessabläufe gab, die wiederum in Doppelarbeiten, unbearbeiteten Aufgaben und Irritationen resultierten.

Daraufhin wurde von der Bereichsleitung eine Bereichsentwicklung initiiert, mit dem Ziel, Verantwortlichkeiten und Prozesse präzise zu verankern, den Informationsfluss zu verbessern und Unklarheiten in den Aufgabenverständnissen zwischen Abteilungen und Nahtstellen auszuräumen. Die Bereichsentwicklung wurde von A47 Consulting in enger Zusammenarbeit mit internen Beratern der OE-Abteilung des Unternehmens konzipiert und durchgeführt.

 

Vorgehen:

 

Nach Vorgesprächen und Interviews mit allen Führungskräften wurde zu Beginn eine Führungsklausur durchgeführt, in der die Führungskräfte ihr gemeinsames Verständnis für die neu geschaffenen Verantwortungen der unterschiedlichen Abteilungen und Funktionen überprüften, bestehende Probleme und Unklarheiten miteinander diskutierten und erste richtungsweisende Klärungen und Lösungen erarbeiteten.

 

Im zweiten Schritt fanden zweitägige Workshops der Führungskräfte mit ihren Abteilungen statt, in denen die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen jeweils am ersten Tag getrennt voneinander ihr Rollenverständnis, bestehende Unklarheiten und Reibungspunkte mit anderen Abteilungen diskutierten und dafür Lösungen entwickelten.

Am zweiten Workshoptag kamen alle Teilnehmer unterschiedlichster Abteilungen zu einer Großgruppenveranstaltung zusammen, präsentierten sich gegenseitig die Erkenntnisse des ersten Workshoptages und erarbeiteten in interaktiven Dialogformen miteinander Lösungen für die den Arbeitsprozess als hemmend erachteten Themenstellungen. Als Ergebnis dieser Workshops wurden konkrete Kommunikationsforen, Projekte und Maßnahmen ins Leben gerufen, um bestehende Missstände zu verbessern.

Nach Abschluss der Workshopreihe führten die Führungskräfte wiederum eine gemeinsame Auswertung der erzielten Ergebnisse und des aktuellen Standes der in den Workshops beschlossenen Projekte und Maßnahmen durch. Unterstützt wurde diese Bestandsaufnahme der Führungskräfte durch eine anonyme Befragung der Mitarbeiter durch die Berater.

 

Resultate

 

Viele Unklarheiten in den Verantwortlichkeiten und Prozessabläufen, aber auch bisher unausgesprochene Schwierigkeiten und Ärgernisse konnten in den Workshops thematisiert und einer Lösung zugeführt werden. Zum Reviewtermin mit den Führungskräften, der drei Wochen nach den Workshops stattfand, war ein Drittel der in den Workshop erarbeiteten Maßnahmen schon umgesetzt, andere befanden sich mitten in der Umsetzung. Nach Meinung der Mitarbeiter und Führungskräfte verbesserte sich die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen spürbar. Das Bewusstsein für die Verantwortung, Aufgabenstellungen und den Informationsbedarf anderer Abteilungen erhöhte sich und in Folge auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Weitere Kommunikationsmaßnahmen (wie z.B. eine Ausstellung der Projektergebnisse, regelmäßige Info-Veranstaltungen zu laufenden Themen), die von den Führungskräften in Eigenregie initiiert und moderiert werden, wurden im Reviewtermin verabschiedet, um die positive Entwicklung des Bereichs weiter zu fördern.

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