Konzeption und EinfĂŒhrung eines MitarbeitergesprĂ€chsystems
Ausgangslage
Â
Eine mittelstĂ€ndische Asset Management Gesellschaft möchte die QualitĂ€t der MitarbeitergesprĂ€che, Leistungsbeurteilungen und die aus der Mitarbeiterbeurteilung resultierenden Kompensationsentscheidungen erhöhen. Das in der Organisation seit 10 Jahren etablierte MBO-System wird als unzureichend angesehen, eine differenzierte Mitarbeiterbeurteilung zu gewĂ€hrleisten. GeschĂ€ftsleitung wie auch Arbeitnehmervertretung sehen den Bedarf, einheitliche Standards fĂŒr den Prozess der MitarbeiterfĂŒhrung und -beurteilung zu etablieren, da die GesprĂ€che abhĂ€ngig von der jeweiligen FĂŒhrungskraft sehr unterschiedlich ablaufen. Die Neuentwicklung und Implementierung eines MitarbeitergesprĂ€chssystems wurde von A47 Consulting in enger Zusammenarbeit mit der GeschĂ€ftsfĂŒhrung und Arbeitnehmervertretung der Organisation konzipiert und durchgefĂŒhrt.
Â
Vorgehensweise
Â
Nach einer Bestandsaufnahme der StĂ€rken und SchwĂ€chen des bisherigen MBO-Systems durch A47 Consulting diskutierte die GeschĂ€ftsleitung in einem gemeinsamen âBest Practiceâ-Workshop mögliche Optionen fĂŒr ein neues MitarbeitergesprĂ€chssystem, traf Rahmenentscheidungen und beschloss einen Projektplan. Diese Entscheidungen und die Projektplanung wurden mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt und verabschiedet. Danach ĂŒbernahm eine Projektgruppe bestehend aus Mitgliedern der Arbeitnehmervertretung, Human Resources, FĂŒhrungskrĂ€ften und Mitarbeitern aus unterschiedlichsten Funktionen die Rolle eines Sounding Boards, die ausgearbeitete VorschlĂ€ge fĂŒr die Neugestaltung des Instruments von A47 Consulting auf ihre PraktikabilitĂ€t hin prĂŒften und weitere Ideen zur Ausgestaltung einbrachten. Das so entstandene Instrumentarium bestehend aus einem Prozesshandbuch, Online-MitarbeitergesprĂ€chsformularen, unterschiedlichen Informationsmaterialien mit konkreten Hinweisen fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte und Mitarbeiter zum Prozess und zur GesprĂ€chsfĂŒhrung wurde der GeschĂ€ftsleitung und Arbeitnehmervertretung vorgestellt und von diesen verabschiedet.
Â
In einem nĂ€chsten Schritt wurden Mitarbeiter und FĂŒhrungskrĂ€fte fĂŒr die DurchfĂŒhrung der MitarbeitergesprĂ€che und -beurteilungen qualifiziert. Die GeschĂ€ftsfĂŒhrung vereinbarte sich vor den Zielvereinbarungs- und BeurteilungsgesprĂ€chen in einem von A47 Consutling konzipierten und moderierten jeweils eintĂ€gigen Workshop ĂŒber die wesentlichen GesprĂ€chsinhalte und Vorgehensweisen und bereitete sich in speziell dafĂŒr konzipierten Trainingseinheiten auf die GesprĂ€che vor. Danach gestaltete jeder GeschĂ€ftsfĂŒhrer zusammen mit A47 Consulting zwei jeweils eintĂ€gige QualifizierungsmaĂnahmen vor Beginn der Zielvereinbarungsperiode und am Anfang der Beurteilungsperiode, um sich und seine FĂŒhrungskrĂ€fte auf kommende Ziele, aber auch anstehende BeurteilungsgesprĂ€che vorzubereiten.
Â
Nach der Implementierungsphase des neuen MitarbeitergesprĂ€chssystems lieferte eine quantitative Erhebung und die Fokusgruppenbefragung von verschiedenen Stakeholdern (wie z.B. der Arbeitnehmervertretung, Mitarbeitern und FĂŒhrungskrĂ€ften unterschiedlicher Einheiten, Mitarbeitern von Human Resources und GeschĂ€ftsfĂŒhrer) zu StĂ€rken und Verbesserungsfeldern der Anwendung des neuen Systems wichtige Erkenntnisse. Abgeleitet aus den Ergebnissen dieser Evaluation fanden weitere Verbesserungen am Prozess und am System statt.
Â
Â
Resultate
Â
Innerhalb von insgesamt fĂŒnf Monaten konnte in enger Abstimmung zwischen GeschĂ€ftsfĂŒhrung, Arbeitnehmervertretung, Human Resources und einer Projektgruppe ein von der Organisation akzeptiertes und als fair betrachtetes neues MitarbeitergesprĂ€chssystem implementiert werden. Die Ergebnisse der Evaluation zeigen, dass der neue Prozess besser als der bisherige MBO-Prozess dazu geeignet ist, eine faire und umfassende Zielvereinbarung und Beurteilung der Mitarbeiter vorzunehmen. Als besonders gelungen erschien allen Beteiligten der Konzeptions- und Implementierungsprozess mit maĂgeschneiderten Vorbereitungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten aller Beteiligten.