Konzeption und EinfĂŒhrung eines MitarbeitergesprĂ€chsystems



Ausgangslage

 

Eine mittelstĂ€ndische Asset Management Gesellschaft möchte die QualitĂ€t der MitarbeitergesprĂ€che, Leistungsbeurteilungen und die aus der Mitarbeiterbeurteilung resultierenden Kompensationsentscheidungen erhöhen. Das in der Organisation seit 10 Jahren etablierte MBO-System wird als unzureichend angesehen, eine differenzierte Mitarbeiterbeurteilung zu gewĂ€hrleisten. GeschĂ€ftsleitung wie auch Arbeitnehmervertretung sehen den Bedarf, einheitliche Standards fĂŒr den Prozess der MitarbeiterfĂŒhrung und -beurteilung zu etablieren, da die GesprĂ€che abhĂ€ngig von der jeweiligen FĂŒhrungskraft sehr unterschiedlich ablaufen. Die Neuentwicklung und Implementierung eines MitarbeitergesprĂ€chssystems wurde von A47 Consulting in enger Zusammenarbeit mit der GeschĂ€ftsfĂŒhrung und Arbeitnehmervertretung der Organisation konzipiert und durchgefĂŒhrt.

 

Vorgehensweise

 

Nach einer Bestandsaufnahme der StĂ€rken und SchwĂ€chen des bisherigen MBO-Systems durch A47 Consulting diskutierte die GeschĂ€ftsleitung in einem gemeinsamen „Best Practice“-Workshop mögliche Optionen fĂŒr ein neues MitarbeitergesprĂ€chssystem, traf Rahmenentscheidungen und beschloss einen Projektplan. Diese Entscheidungen und die Projektplanung wurden mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt und verabschiedet. Danach ĂŒbernahm eine Projektgruppe bestehend aus Mitgliedern der Arbeitnehmervertretung, Human Resources, FĂŒhrungskrĂ€ften und Mitarbeitern aus unterschiedlichsten Funktionen die Rolle eines Sounding Boards, die ausgearbeitete VorschlĂ€ge fĂŒr die Neugestaltung des Instruments von A47 Consulting auf ihre PraktikabilitĂ€t hin prĂŒften und weitere Ideen zur Ausgestaltung einbrachten. Das so entstandene Instrumentarium bestehend aus einem Prozesshandbuch, Online-MitarbeitergesprĂ€chsformularen, unterschiedlichen Informationsmaterialien mit konkreten Hinweisen fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte und Mitarbeiter zum Prozess und zur GesprĂ€chsfĂŒhrung wurde der GeschĂ€ftsleitung und Arbeitnehmervertretung vorgestellt und von diesen verabschiedet.

 

In einem nĂ€chsten Schritt wurden Mitarbeiter und FĂŒhrungskrĂ€fte fĂŒr die DurchfĂŒhrung der MitarbeitergesprĂ€che und -beurteilungen qualifiziert. Die GeschĂ€ftsfĂŒhrung vereinbarte sich vor den Zielvereinbarungs- und BeurteilungsgesprĂ€chen in einem von A47 Consutling konzipierten und moderierten jeweils eintĂ€gigen Workshop ĂŒber die wesentlichen GesprĂ€chsinhalte und Vorgehensweisen und bereitete sich in speziell dafĂŒr konzipierten Trainingseinheiten auf die GesprĂ€che vor. Danach gestaltete jeder GeschĂ€ftsfĂŒhrer zusammen mit A47 Consulting zwei jeweils eintĂ€gige Qualifizierungsmaßnahmen vor Beginn der Zielvereinbarungsperiode und am Anfang der Beurteilungsperiode, um sich und seine FĂŒhrungskrĂ€fte auf kommende Ziele, aber auch anstehende BeurteilungsgesprĂ€che vorzubereiten.

 

Nach der Implementierungsphase des neuen MitarbeitergesprĂ€chssystems lieferte eine quantitative Erhebung und die Fokusgruppenbefragung von verschiedenen Stakeholdern (wie z.B. der Arbeitnehmervertretung, Mitarbeitern und FĂŒhrungskrĂ€ften unterschiedlicher Einheiten, Mitarbeitern von Human Resources und GeschĂ€ftsfĂŒhrer) zu StĂ€rken und Verbesserungsfeldern der Anwendung des neuen Systems wichtige Erkenntnisse. Abgeleitet aus den Ergebnissen dieser Evaluation fanden weitere Verbesserungen am Prozess und am System statt.

 

 

Resultate

 

Innerhalb von insgesamt fĂŒnf Monaten konnte in enger Abstimmung zwischen GeschĂ€ftsfĂŒhrung, Arbeitnehmervertretung, Human Resources und einer Projektgruppe ein von der Organisation akzeptiertes und als fair betrachtetes neues MitarbeitergesprĂ€chssystem implementiert werden. Die Ergebnisse der Evaluation zeigen, dass der neue Prozess besser als der bisherige MBO-Prozess dazu geeignet ist, eine faire und umfassende Zielvereinbarung und Beurteilung der Mitarbeiter vorzunehmen. Als besonders gelungen erschien allen Beteiligten der Konzeptions- und Implementierungsprozess mit maßgeschneiderten Vorbereitungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten aller Beteiligten.


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